什么是RACI图表?RACI图表的定义和使用

释放双眼,带上耳机,听听看~!

每个重大项目都会有因为言语上的误解、沟通不畅和其他不当行为使项目偏离正轨的风险。为了克服大多数项目中不可避免出现的这些障碍, RACI图表可以帮助您清楚地概述项目中的角色、职责和流程。

那么,什么是RACI呢?

RACI图表是在项目潜在的问题出现之前主动避免的一种方式。

本文将作为RACI图的入门,涵盖从系统基础到如何制作自己项目的RACI图等一系列内容。

# 什么是RACI图表 #

要确定RACI的含义,您需要了解这个首字母缩写代表什么:

Responsible – 谁负责一项任务或决定

Accountable – 谁对整个项目负责

Consulted – 必须咨询谁对任务或整个项目的意见

Informed – 谁应该被告知项目正在进行的状态

使用RACI图表,您可以定义与项目相关的所有角色和相关职责。对于项目经理来说,这是一个很常用的工具,他们希望每个项目都有一个良好的开端,并确保从一开始就不会出乱子。

# RACI图表的用途是什么 #

RACI图表用于在项目进行之前确定项目的每个细节,但它也有助于在工作过程中保持沟通畅通。

# 使用RACI图表的主要原因 #

1、  明确定义角色和期望

在任何新项目开始时,毫无疑问会有很多未定的信息悬而未决。

您可能会问自己一些常见的问题包括:

谁将负责执行行动计划中的每一项任务?

每个团队成员一天应该完成多少工作?

截止日期是什么时候?在这个过程中是否有需要达到的里程碑?

RACI图表将以一种易于理解的方式帮助您理清所有这些问题。该图表通过从第一天开始促进项目完全透明化,使项目管理过程更容易。

假设正在讨论的项目是编写一份白皮书,概述您的产品功能,以及如何使用它来解决客户可能遇到的特定问题。

使用RACI图表,您可以绘制出从概述到发布白皮书的整个过程。

大致是这样的:

R – 作者负责撰写白皮书

A – 编辑有责任确保白皮书经过事实核查,无错误,并准备出版

C – 尽可能多地搜索引擎优化专家或机构的咨询目标特定的关键字和提高搜索引擎排名

I – CMO被告知白皮书的状态以及何时可以发布

以这种方式定义角色和责任的主要好处是,您有一个有效的工作系统,每个人都确切地知道他们应该在任何时候做什么。

此外,在项目中拥有既得利益的任何涉众都可以保持在循环中,并添加他们的输入。如果没有一个系统定期通知涉众项目状态并邀请投入,您可能会陷入这样一种反复出现的情况:您完成了项目,却发现涉众已经有了如何更好的想法。

因此,RACI图表对于团队成员和那些直接参与项目的人来说,与外部涉众一样重要。

2、  简化沟通

为了在项目中达到某种程度的和谐,您必须在团队成员之间建立有效的沟通渠道。

没有什么比冗长的电子邮件更糟糕的了,您会忘记最初的信息是什么,或者很难找到重要的项目信息。同样,发送即时消息也同样无效,因为您可能会与团队的每个成员都保持联系。

那么,如何解决简化沟通的问题呢?

如果您在计划项目细节时使用RACI图表,您可以建立一套精简的审批系统、有组织和落到实处地沟通,以及清楚地了解在每种情况下应该联系谁。

3、  均匀分配工作体量

除了为项目成功建立条件外,RACI图表还可以帮助领导层降低员工个人倦怠的风险。

在RACI图表中查看每个团队成员的职责可以一目了然地提供工作负载信息。它可以显示每个团队成员有多少工作要做,这使得平衡工作体量更容易。基于此,您就不会陷入竖井发展和少数人承担大部分工作的情况。

鉴于最近悄然爆发的辞职运动,确保每个人都有可管理的工作量是很重要的。辞职运动是一种劳工抗议形式,要求员工“发挥自己的价值”。如果压力水平因工作量增加而飙升,离职的风险也会增加。

# 如何制作RACI图表 #

现在,您知道为什么需要RACI图表了,所以您可能想知道如何制作自己的图表。

创建RACI图表是一个相对简单的过程,您可以通过以下五个步骤来完成:

1、  确定所有项目角色

第一步是编制一份参与项目的每个人的名单。

这可以包括:

  • 团队成员
  • 经理
  • 部门主管
  • 利益相关者

当您列出这个清单时,要考虑项目的每个阶段,这样您就不会漏掉任何角色。它也不局限于内部团队成员,所以如果您计划与分包商合作,为了完全透明,包括他们是有必要的。

当涉及到项目角色时,根据具体项目的需求,有各种不同的方法来标记它们。

例如,您可能将“项目经理”列为一个角色,这表明无论谁担任该职位,都将执行项目经理的职责。或者,如果参与项目的人员的职责比较细致,您也可以列出他们的名字。

当您使用个人的名字而不是职位头衔时,您可以帮助他们对自己的工作有更强的主人翁意识。当您使用个人的名字还能让每个团队成员在查看RACI图表时更容易迅速确定自己的角色。

确定了所有的角色之后,沿着RACI图表的横轴绘制每个角色。

2、  确定所有项目任务

确定了所有的角色(或负责各种任务的个人)之后,是时候列出任务本身了。

任务可以被分解为以下任何一种:

  • 活动
  • 可交付成果
  • 里程碑
  • 重要的决定

您确定的所有任务都将沿着RACI图表的纵轴向下排列,以便您可以轻松地将它们与您所布置的各种角色连接起来。

创建一个包含每一个可以想象到的任务的冗长列表是很诱人的,但有时在RACI图表中,少即是多。试着想想宽泛的战略目标和里程碑,这样就不会陷入细枝末节,这会使您的图表难以快速消化。

3、  创建一个图表

现在,使用垂直轴和水平轴将图表的结构放在一起,以可视化所有角色、职责和任务。

绘制RACI图表最简单的方法是使用简单的电子表格,因为它将为您提供您可能需要的所有行和列。记住,角色在行,任务在列。

设置好之后,您就可以编辑它以满足您的期望。例如,您可能想用不同的颜色标记角色和职责,添加额外的信息,或者在底部留一个空间用于相关的注释和评论。

4、  将RACI分配给每个角色和任务

当RACI图表看起来完全是您想要的样子时,下一步是将RACI分配给每个角色和任务

这意味着识别谁是:

  • 责任人(Responsible)
  • 批准决策人(Accountable)
  • 咨询方(To be consulted)
  • 被告知的人(To be informed)

对于每一个:

  • 任务
  • 可交付成果
  • 决定

实际上,这意味着在您的图表中添加字母“R”、“A”、“C”和“I”,这样做是有意义的。

记住,不是每个任务都需要这样。例如,有些可能只要求您明确谁是负责任的。

通常情况下,每个任务应该只有一个人负责,如果涉及到其他人,那么应该咨询或通知他们。

5、  与您的团队和所有相关利益相关者一起审查

最后,与您的团队和任何相关的涉众一起检查您的RACI图表。回顾所有的角色和任务,确保一切都在同一页上。

这是一个召集会议的好机会,确保您没有不小心错过任何事情或任何人。单独询问您的团队和每个成员,他们是否满意这些信息是正确的,他们会知道自己的期望是什么。

至于任何外部利益相关者,在您开始之前,与他们会面,看看他们是否对您如何计划项目有什么建议。在开始工作之前最好得到他们的反馈,因为您可以在不破坏任何事情的前提下实施他们的建议。

注意建立一个与RACI图表核对的进度图。如果这是一个需要花费几个月时间的大项目,您可以要求每个团队成员每周至少检查一次图表。

最后要做的事情是共享对RACI图表的访问,以便每个人都可以查看它。如果您们都在同一个办公室工作,您甚至可以打印一份副本挂在墙上,以便快速查阅。

# RACI图表示例 #

如果您仍然不清楚RACI图表完成后应该是什么样子,这里有一个可视化的概念来说明:

您将注意到这个RACI图表示例是用颜色编码的,这使得参与项目的每个人都很容易看到对他们的期望。颜色编码还可以帮助项目经理可视化工作量平衡,这样他们就可以看到任何团队成员的工作量过多或过少。

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实践应用

这方面,如果律师是“治病”,那么计划工程师就是“治未病”

2024-2-2 17:32:19

实践应用

最好的项目控制方法是什么?

2024-2-5 14:58:15

0 条回复 A文章作者 M管理员
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