项目计划与进度的管理的五个必杀技,你Get到几个了呢?

释放双眼,带上耳机,听听看~!

随着EPC总承包工程和大型复杂工程的出现,越来越多的企业更加重视计划与进度管理,也有很多单位设立了计划工程师这个岗位,但不代表有了这个岗位计划所有的事情这一个人抗!

首先必须重申“计划不是一个人的事情”,但与一群工程师一起制定项目计划可能是一个具有挑战性的过程,这需要计划工程师有很强的技术和沟通、协调能力。(近几年从事过项目计划或控制的人越来越得到重用的原因,因为在这个过程中练就了组织、协调、管理、沟通能力,这一点在《项目控制知识与实践》的人员管理有很好的提醒,推荐看看)

有一个寓言是“盲人摸象”大家都知道,他们试图通过触摸大象最靠近的部分身体描述大象。一个人摸了摸象鼻说:“一条蛇!”另一个人摸了摸耳朵,问道:“一片香蕉叶?”一个人摸了摸一条腿,自信地说:“树干。”最后一个人抓住大象的尾巴,说大象很像一根绳子。每个人都正确地描述了他们所经历的大象的一部分,但他们并没有完全解释大象到底是什么。

这个比喻说明了专业工程师在向项目计划人员描述项目的工程设计活动时可能遇到的问题。他们很容易低估或完全忽视项目中的活动和与其他专业的联系。当我和一群工程师制定计划时,我经常会想到这个比喻。在这篇文章中,我们探讨一下与其他工程师一起制定和执行项目计划时有用的做法。

理解工程过程的性质,正视他!

工程设计过程的目标是获取一个概念需求,并使其达到可以建造的程度。在项目的设计阶段,在纸上进行更改比在施工阶段进行更改要便宜得多,因为在施工阶段更改可能非常昂贵。因此,工程设计并不总是顺利和可预测的。很难准确预测活动的顺序。这并不意味着你不能计划设计工作,这只是意味着它很可能随着工作的完成而改变。这不是糟糕的计划,而是设计过程的本质。

现在很多都使用三维设计,机械绘制3D模型。在详细的工程设计期间,阀门位置的管道路线和布局可能会经历数百次调整。然而,当施工开始时,对管道位置的任何更改都将非常昂贵,并可能对项目的其他部分产生巨大影响。

随着工程项目的进展,设计变更应该越来越少。一个好的项目策划者或计划工程师能够预见这个过程;他们通过与设计团队的沟通理解设计变更,并清楚地将这些变更的影响反映到项目计划中。对于一个成功的项目计划人员来说,灵活适应变化并与工程团队沟通的能力是最重要的技能。
这也是为什么我们在设计专业计划工程师课程中关键的一个内容,要正确理解工程和计划本身!

让更多的人理解计划,当教练!

工程设计过程的目标是获取一个概念需求,并使其达到可以建造的程度。在项目的设计阶段,在纸上进行更改比在施工阶段进行更改要便宜得多,因为在施工阶段更改可能非常昂贵。因此,工程设计并不总是顺利和可预测的。很难准确预测活动的顺序。这并不意味着你不能计划设计工作,这只是意味着它很可能随着工作的完成而改变。这不是糟糕的计划,而是设计过程的本质。

现在很多都使用三维设计,机械绘制3D模型。在详细的工程设计期间,阀门位置的管道路线和布局可能会经历数百次调整。然而,当施工开始时,对管道位置的任何更改都将非常昂贵,并可能对项目的其他部分产生巨大影响。

随着工程项目的进展,设计变更应该越来越少。一个好的项目策划者或计划工程师能够预见这个过程;他们通过与设计团队的沟通理解设计变更,并清楚地将这些变更的影响反映到项目计划中。对于一个成功的项目计划人员来说,灵活适应变化并与工程团队沟通的能力是最重要的技能。
这也是为什么我们在设计专业计划工程师课程中关键的一个内容,要正确理解工程和计划本身!

让更多的人理解计划,当教练!

“在准备战斗时,我总是发现计划是无用的,但计划是必不可少的。——艾森豪威尔总统

人们很容易忘记项目计划给项目带来的好处。工程师们经常开玩笑说,这个计划将来也会出错,在这个阶段做计划完全是浪费时间。Scott Berkun是畅销书《让事情发生——项目管理的艺术》的作者,他认为即使计划日期不太可能实现,计划也有以下好处:

· 时间计划激励每个人做出承诺,是相关方一个共同的承诺!

· 时间计划能让人们感觉自己是整体的一部分,共同努力才能完成!

· 时间计划将抽象内容分解为若干块,目标分解更容易实现!

· 时间计划使工作可以跟踪,更容易判断趋势和方向!

显然,对于项目计划人员来说,制定项目计划是一项技术能力,包括软件、excel以及围绕预算和时间的承诺进行协商。关注上面列出的以及更广泛的好处将帮助您与项目团队建立联系,并制定贯穿项目整个生命周期的项目控制流程。

了解每个专业的挑战,学业务!

我发现在一个项目中我能做的最重要的事情就是花时间去了解每个工程专业实际上在做什么。每个专业组所面临的独特挑战将对该专业如何规划其工作产生最大的影响。

例如,电气工程师通常在确定了项目设备的负载要求后才进行大部分设计工作。然后他们发出电气设备的采购订单。在此之后,他们通常需要从一系列供应商那里接收数据,然后才能确定最终的项目可交付成果。了解这些基本的限制对于与电气工程师一起构建和维护一个真实的计划是非常有用的。对他们来说,告诉你他们需要多少时间以及什么时候能完成任务并不容易。

项目计划人员面临的一个挑战是,他们经常觉得想要成为一名优秀的计划人员,他们需要了解项目的一切。

这一点来说,很多企业都尝试在思考和改变,比如中集来福士的吴总在项目控制大会上的计划工程师的思考一样,是一个系统工程,不仅要学习专业的计划与进度知识更要学习相关的业务。

此外,中核工程公司张殿元提出的“T”型模型也更加贴近中国计划工程师培养方式。横向从项目管理基础知识,分为实习阶段、基础阶段、成熟阶段、进阶阶段四个等级,每个阶段要求深度不尽相同。纵向按照工程专业技能。从基础阶段走向成熟阶段,特别强调对各类专业技能的深度要求,掌握的越深越广对于工作更加成熟。

我发现,拥有足够的知识来从事工程专业可以帮助你获得更多的可信度。这种可信度是成为一个有效的项目计划人员的关键。通过掌握一点信息,我可以参与到这个学科中来,并学到更多的东西。我学到了一点,工程师更倾向于参与并拥有项目计划的所有权。

和每个人沟通项目计划,勤沟通!

花时间帮助每个工程专业真正理解项目计划对他们来说意味着什么是很重要的。给某人发一封30页厚的电子邮件,并期望他们理解计划所有含义,这不是有效的沟通。在一个不断变化的繁忙项目中,关键的细节很容易在包含太多不集中细节的报告中丢失。

优秀的计划工程师还应有良好的沟通协调能力,前瞻性的风险分析意识,乃至锲而不舍的工作态度,这些能力和素质使得进度计划工程师能进一步协助项目经理与各方沟通进度问题,从而能大大减轻项目经理在进度管理方面的基础沟通工作,有利于项目经理专注于项目组织和决策。在工程实务中,投标阶段也需要计划工程师(此时岗位往往不是计划工程师)的积极参与,此时的计划需要具备投标方案意图、核心优势、管理能力的模拟和展示功能。

具体来说,与其他角色的交界面主要工作内容如下表所示。

投标阶段计划阶段实施阶段交付阶段
计划工程师组织编制投标进度计划;分析计划合规性、风险和机会、可操作性。组织制定基准进度计划;制定进度管理程序。进度跟踪实测及状态分析对比;进度问题风险分析及建议措施;进度变更及影响记录。组织制定交付进度计划;确定项目实际工期;提供工期延误(EOT)分析及建议。
其他专业工程师为投标计划提供各种专业输入。为基准进度计划提供各专业输入。依据基准进度计划编制各职能或专业实施进度计划;组织资源并解决前置条件以推动进度。落实交付进度计划,推动交付。
项目经理评估进度计划的竞争力、风险和机会。审批基准进度计划;审批进度管理程序。评估进度问题及风险;进度措施决策。审批交付进度计划;审核工期延误(EOT)分析及最终决策。
进度计划报告特征满足管理意图和投标要求;各类逻辑严谨、内容翔实的输出物。进度计划深度要求;进度计划完整性;进度计划合理性。总体进度跟踪;关键线路分析;实物工程量进展。竣工验收内容;项目交付要求。

关注项目中的人为因素,人为本!

确保项目成功的关键不仅仅是技术工具,而是对人的关怀和有效协调。作为计划工程师,你的领导力不仅在于使用Excel和Primavera P6等软件,更重要的是在于与专家团队建立联系,理解他们的需求,并将这些需求融入到项目计划中。通过关注人为因素,你可以创建一个更准确、更灵活的计划,并在项目生命周期中有效地应对变化。能够创建和维护将工程设计与施工联系起来的项目计划是一项高价值的项目控制技能。通过花时间了解每个专业具体的挑战,然后确保每个人都能理解项目进度,您就可以真正在职业生涯中得到发展成为一名项目计划人员,用大一点词也就是领导力。特别是中国的企业中,除了授权之外必须要成为一个多面手,才可能真正地推动、带领其他同事完成目标,这样才能“服众”!下面这个图值得我们学习一下。

参考GPC专业的计划工程师能力素质要求模型,计划工程师在经济金融、预算、工程技术、计算机科学/数学、统计学、财务、沟通能力、公共关系等各个领域都要具备一定的知识基础。总结来说,专业的计划工程师硬性条件就是要掌握现场业务实践和项目进度管理工具,软性条件就是要具备良好的沟通、协作、管理和领导力。

小结

管理好计划和进度是一门技术和艺术的活,绝不是简单的用用软件搞搞三维就能搞定的。这5个良好的做法值得我们学习!
(1)理解工程过程的性质,正视他!
(2)让更多的人理解计划,当教练!
(3)了解每个专业的挑战,学业务!
(4)和每个人沟通项目计划,勤沟通!
(5)关注项目中的人为因素,人为本!。
这五个必杀技应该是我们做计划管理人员必须掌握的技巧,特别是计划制定阶段,当然在执行阶段依然非常关键!计划管理从来就是一个动态的过程!

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