行业实践 | 风险清单只是项目风险和机会管理的第一步!

释放双眼,带上耳机,听听看~!

这几年很多我们项目实践来看,越来越多的企业对计划的质量要求越来越高,也对风险管理的深化也不断加深,因为很多时候发现前期识别了很多风险,但到底哪个对项目影响最大?这些风险叠加会有什么样的影响呢?这些光靠拍脑袋显然是不行的。前几天看到一篇文章,把项目过程中各个阶段风险识别都列出来了,这是一个非常好的做法,但这不是终点,恰恰是起点。

正如文中所说风险是动态变化的,不是“计划上墙,风险上会”就可以解决的,识别出来就要管理,不只是。而是要定期的对其分析和判断,否则你会发现这些都是流于形式,大而粗的描述本身就不对,这类似我们一级计划,到了基层是落不了地的。如果你是某某工程的项目经理或副经理、计划或控制经理,业主或老板问你这个项目如期完成的可能性有多大呢?那国内环境下是好回答的,无法是先肯定!各种措施先列上,肯定能保证完成!其实很多都是拍脑袋自嗨!不可否认,在“内循环”大环境里这都不是事,因为中国各种产能都是过剩的,无比强大的资源调配能力,但如果去除“政治”因素,背后付出的代价有多大呢?成本,质量,。。现在的领导层已经很大程度上实现了“年轻化”,越来越多有经验、有能力的人已经走到前台,以往靠拍胸脯的方式已经不足以说服事务,必须要通过数据说话!,都在说数字化转型,计划编制成关键路径就是数字化了吗?其实这只是电子化!高阶一点的算是信息化,项目本身就存在高度不确定性,不能简单的肯定型的汇报和报告就是可以完成的,当然这需要一个过程。鄙人认为未来计划分析一定要加载风险模型这样得到的结果才更贴近“数字化”!我们找一个案例我们共同研读一下。


风险分析介绍

建设项目经常会超出计划完成日期和预算总成本。我们将非常大和复杂的项目,通常称为“大型项目”,它可能存在风险更大,有时被描述为“脆弱的”,因为在一个领域完成关键任务的问题通常会影响到其他领域,最终可能导致整个项目有时出现惊人的成本和进度超支。大多数项目都是如此的相互关联,以至于人类的大脑无法思考和评估在项目的其余部分风险的“连锁”效应。

为了全面了解风险对项目成功的影响,我们求助于自动化计算机软件来开发项目的定量风险分析模型,以积累关于项目不确定性和风险的数据,并计算风险和不确定性的复杂相互作用的可能影响。目的是在风险和不确定的环境中更好地理解项目,并找出减轻这些不希望的结果的方法。

本文用一个最佳案例综合成本和进度风险分析如何提高成本和进度预测的真实性,并对最严重的风险进行优先排序以进一步缓解。

风险分析模型通常使用汇总的第3级项目进度基本表,通过加载汇总资源来表示成本估算,这种进度表得到了增强。该项目模型使用蒙特卡罗模拟技术进行分析,以估计最终进度和成本结果,从而提高优先级风险的可见性,并通过降低这些风险来提高性能。这项工作成功的关键是组织愿意接受风险缓解过程。

01

定量风险分析的目的

定量风险分析可以评估所有风险和不确定性对项目时间和成本目标的影响。因此,定量风险分析可以得出确定性进度和成本估算,甚至任何定性风险分析都无法提供的结果,即在整个项目模型中考虑所有风险时可能的完成日期和项目成本。因为定量风险分析方法确定了风险的根本原因、风险发生的概率、风险发生时的影响以及它们所影响的活动和成本,所以它有助于对风险进行优先排序,这些风险可以减轻以获得更好的结果。定量风险分析允许分析师使用概率分布来估计项目的完成日期和成本,该概率分布是通过将蒙特卡罗模拟应用于项目计划而创建的,例如可能受不确定性和风险影响的计划、成本估计或成本加载计划。输入是不确定性和离散风险事件,尽管也可能存在与不连续事件、天气和日历效应相关的概率分支。定量风险分析允许风险分析师估计:项目达到其进度和成本目标的可能性有多大?需要多少时间表和成本应急来实现项目所需的确定性水平?哪些风险会导致潜在的超限,因此是降低风险的高度优先事项?定量进度风险分析的典型结果,如下图1所示,图1给出了进度风险分析直方图和累积分布图。图1说明了5000次迭代的模拟产生了2016年7月28日或更早的完成日期,80%的时间(4000次迭代在该日期或更早结束)。这个项目有其时间表、不确定性和风险,需要大约8.2个月的应急准备金,以便有80%的可能性成功交付最终营业额。

图2展示了另一个来自资源加载计划的输出,说明了一个集成的成本计划风险分析。进度散点图的向上倾斜表示这样一个事实,即项目的时间和成本是相关的,因为人工类型资源的更长计划持续时间通常会产生更高的成本(在某种程度上取决于合同类型)。每个点代表项目的完成日期和总成本,并带有一系列可能的不确定性和风险。散点图的十字准线显示了完成日期和成本的一种可能组合,这将在时间和成本参数上产生大约70%的成功概率。

定量风险分析的关键要素主要包括一个良好的质量计划,资源代表成本估计计划等。

02

风险驱动方法

离散风险

它是事件通常在风险登记册中被识别和量化。然而,风险登记册通常是不完整的,因此在访谈风险数据以用于定量风险分析时,可能会发现风险登记册中尚未确定的风险。风险通过其发生的概率和对活动持续时间或成本要素的影响来量化,并与它们所影响的活动和成本相关联。离散风险通常被认为是可以通过缓解(威胁)来降低的,或者可以通过增强(机会)来扩展的。离散风险类似于特殊原因变化的概念。  离散风险通常被认为是可降低的,在某种程度上,比缓解前所有风险的结果提供更早的日期或更低的成本。离散风险通常不能完全缓解。离散风险被分配给风险发生时影响的已识别活动或成本要素。风险会影响许多活动或成本要素。活动或成本要素可能会受到一个以上、有时是多个离散风险的影响。离散风险可以通过将风险添加到成本要素或计划活动中,或者通过指定应用于估计成本(风险登记方法)或活动持续时间(本文中使用的风险驱动方法)的乘法因子来表示。

高质量风险数据收集

好的质量风险数据对风险分析的质量既重要又难以收集。大多数情况下,我们没有关于个人风险的数据。历史绩效数据反映了许多同时发生的影响。不可能使用历史数据将不确定性与离散风险事件分开,也不可能将一个风险事件的影响与另一个分开。因此,风险数据通常是依靠对项目或类似项目有经验的人的专家判断来收集的。从团队成员到公司管理层,所有级别的人都有不同的观点,并能从自己的经历中贡献见解。从主题专家那里收集数据可以采取多种形式,包括精心策划的投票实验、集体风险研讨会或个人访谈。每一种方法都有它自己的位置,但是我们的经验是,秘密进行的个人风险访谈通过提高分析中使用的风险数据的质量而具有至关重要的好处。使用现有的最佳质量风险数据是风险分析结果成功和有用的关键。风险数据的一个关键组成部分是识别项目进度和成本成功的主要风险。这些数据通常被认为包含在风险登记册中。经验表明,风险登记册是不完整的,因为有些风险,通常是最重要的风险,被遗漏了。这一结论的证据是,风险清单通常使用保密的访谈技术来加强,因为中小企业在访谈中引入了重要的风险。

蒙特卡罗模拟方法——高质量模拟软件

风险负荷计划的蒙特卡罗模拟是使用专业计划风险模拟包来执行的。我们经常选择甲骨文普瑞玛风险分析等其他软件包执行同样的任务。

03

风险分析的最佳实践案例

如下是甲骨文的Primavera风险分析的最佳实践。

  1. 以适合其预期用途的详细程度捕获综合主计划中的所有活动
  2. 用逻辑和持续时间对所有活动排序,避免约束、开放结束和滞后
  3. 为持续时间估计和资源管理的所有活动分配资源
  4. 根据工作、资源、生产率和其他因素确定所有活动的持续时间
  5. 横向和纵向整合日程活动,包括某一时间点的所有日程摘要表示
  6. 为所有合理代表对完成项目至关重要的活动的活动建立关键路径
  7. 识别合理代表计划灵活性的活动之间的浮动
  8. 使用进度风险最佳实践进行进度风险分析。
  9. 定期更新(状态)时间表
  10. 维护基线计划

综合成本和进度风险分析最佳案例

04

总结

项目进度和成本受到不确定性和风险的影响。进度计划完成日期和总成本估算的有效性应通过风险分析进行检验,该风险分析应对进度计划和成本的不确定性和风险。方法是:在第2级或第3级创建一个集成的、逻辑链接的、符合计划最佳实践的汇总计划。预算或成本估算与分配给活动的与时间相关和与时间无关的汇总资源合并到时间表中。

收集关于不确定性和风险的数据。经验表明,对项目团队和管理层中的主题专家、承包商和组织中其他知识渊博的人员进行单独的保密访谈,可以发现在风险研讨会上讨论的新的或不受欢迎的风险。使用现代蒙特卡罗模拟软件包对活动持续时间和时间相关资源的总材料成本的不确定性进行建模。将风险驱动因素按时间表和成本进行优先排序。

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