最好的项目控制方法是什么?

释放双眼,带上耳机,听听看~!

项目控制方法用于在早期发现偏离计划值的情况,并采取有效措施使项目回到正轨。项目控制的方法也有很多种,在本文中您将会对这些不同的方法以及它们各自的特点有一个系统性的认知。

项目控制不仅仅是项目跟踪

大多数项目经理只把项目控制理解为项目跟踪。然而,这并不完全正确。如下图所示的项目管理的元模型,它展示了包括项目管理、项目执行的所有活动,以及二者之间的项目控制和跟踪。在项目控制这一项中还包含了项目计划,因为没有计划,就没有控制和跟踪。

项目控制包括计划、跟踪和控制

项目控制实际上是一个计划、跟踪和控制的闭环,这一点经常被遗忘。大多数项目经理的主要关注点是监控,然而另外两个因素同样重要。下一节介绍的项目控制方法主要用于项目监控。

项目跟踪方法

如果您在项目环境中工作过一段时间,您可能熟悉以下一些项目控制方法:

  • 预算/实际比较
  • 里程碑趋势分析
  • 赢得值管理
  • 项目状态会议
  • 状态报告
  • 红绿灯报告
  • 流浪管理(MBWA)
  • 审查、测试、审核

您可能没有将其中一些方法与项目控制联系起来,而是与项目质量管理联系起来。然而,项目控制不仅监控成本和时间(截止日期),还监控项目进度、质量、资源、风险、问题、合同、变更等。

接下来,您将看到每种方法的特点。

预算/实际比较

传统的项目成本分析侧重于已完成工作的实际成本,并将其与状态日期(Status Date)的预算成本进行比较。预算/实际比较是项目跟踪的最简单形式,用以确定实际值(如实际成本、实际工作时间、实际工作数量等)与状态日期相应计划或预算值的偏差。

评估:可以相对容易地创建预算/实际比较。然而,它的声明实际上毫无价值,因为它没有明确说明项目的状态。要做到这一点,您必须同时考虑成本和时间信息以及完成度。为了获得一个合理有用的报表,您必须补充预算/实际比较,至少要有一个带进度条的甘特图和/或里程碑趋势分析。对项目内容的适当评估可以提供更多的清晰度。

里程碑趋势分析

在里程碑趋势分析中,如下图所示,里程碑及报告日期显示在直角三角形上,以直角三角形的短边作为时间轴。计划的报告日期输入在横轴上,最初计划的里程碑日期(基本计划)输入在纵轴上。每个里程碑的预期日期被输入到趋势图中,并通过一条线链接到前一个日期。这将为每个里程碑创建一条预测曲线,尽可能水平地运行到计划里程碑日期所在的斜边。然而,通常情况下,曲线上升(截止日期延迟),并在较晚的时候到达斜边。当所有可交付成果都按照定义的质量标准完成和测试时,一个里程碑就被认为完成了,与此同时,里程碑到达三角形的斜边。

评估:里程碑趋势分析(MTA)是一种简单、直接的方法,可以在截止日期的早期阶段识别负面趋势。这个方法易于理解,是项目内外沟通的良好手段,目的是提高所有项目参与者对最后期限的意识。然而,它的使用相对较少,因为缺少创建它的工具。另一方面,里程碑趋势分析局限于监控截止日期。

赢得值管理

赢得值管理(EVM)是一个集成了项目范围、截止日期和成本参数的计划管理工具。这允许对不同的关键数据进行全面的项目监控,以及对项目结束成本和项目完成日期的预测。

在“赢得值”的帮助下,您可以确定相应状态日期的增加值或“真实项目绩效”。赢得值很容易被等同于项目的实际进度,但实际上赢得值是在给定时间内所完成工作的价值,基于所完成工作的计划(预算)成本。EVM能够在项目结束之前,对项目完成的时间和项目成本进行预测。这为对检测到的偏差做出早期反应创造了前提条件。

评估:赢得值管理并不比其他项目控制方法复杂。然而,它需要对所有项目参与者进行良好的培训、要有高水平的项目管理成熟度、良好的项目管理软件和严格的纪律——不幸的是,这在许多公司中并不存在。对于大型政府合同,EVM也可能是强制性的。

项目进度会议

项目状态会议的主要目的是确定项目的状态,并通知所有项目团队成员。通过这种方式,每个项目团队成员都知道他的同事的项目状态,并知道现存的问题、争议和风险。每个人都知道接下来几天或几周的计划,或者哪些活动将被推迟。然而,议程上最重要的项目是工作包(进度、成本、截止日期、风险、问题)的状态。项目状态会议不必持续很长时间,但应该更经常地进行。项目越短、风险越大,情况会议就应该越频繁。

评估:如果以严格和有纪律的方式进行,并遵守议程,项目状态会议是非常有效的。简单的会议决定和待办事项记录会增加收益。

红绿灯报告

和状态报告一样,红绿灯也不是一种实际的项目控制方法。红绿灯能一目了然地显示项目状态,并在每周或每月的项目状态报告中证明自己。通过红绿灯,您可以轻松高效地评估以下项目参数的状态:总体项目、项目范围、截止日期、成本、质量、资源、客户关系和项目效益。项目红绿灯是高级管理人员监控项目的好工具。

评估:红绿灯的颜色通常是由项目经理主观定义的,除非它们是从项目关键数据中推导或计算出来的。每月的红绿灯往往来不及有效控制。项目红绿灯的好处是涉众可以一目了然地看到项目的状态,这对于数量众多的项目或项目组合尤其有帮助。红绿灯颜色最好每周更新,并提供趋势指标。

流浪管理(MBWA)

“流浪管理”本质上旨在确保项目经理积极地与项目团队成员及其活动保持和形成联系。

控制在这里指的是有人对员工的表现感兴趣,有人“监视”。“流浪管理”以一种积极的方式实现了这一点。作为上级,项目经理必须与他的项目团队成员保持联系。但是,这不应该是专制的控制,而是对团队成员及其工作的兴趣。项目经理和团队成员之间的定期讨论可以为整个项目的管理提供双方有用的见解,并且可以在早期发现和处理问题。

评论:在项目管理中,MBWA是一个重要的成功因素,因为只有通过与执行项目的定期接触,才有可能进行主动的、有目标的控制。如果您作为一个项目经理只是躲在网络图和报告后面,您就会危及您的项目!MBWA的成功完全建立在信任的基础上——没有信任,您会被您的项目团队成员视为间谍。

审查、测试、审核

审查、测试和审计都是跟踪技术,以确定“是否一切正常”。这意味着检查项目结果是否无错误,以及过程(例如缺陷管理过程)是否得到遵守。这些方法也可用于质量控制。

有一句格言:“Trust is good, control is better”,对项目重要可交付成果的控制已得到证明。工程中采用的控制方法如下:

  • 评审:技术评审、咨询评审、演练
  • 测试:黑盒测试,白盒测试
  • 审核:产品审核,过程审核,供应商审核,交接审核
  • 技术绩效测量(TPM)

评审是一个正式计划和结构化的分析和评估过程,在此过程中,可交付成果将提交给一组专家。这个小组对提交的可交付成果进行评论或批准。

测试的目的是确保技术设备、软件或过程是否在计划的框架内运行,或是否存在某些特性。交付物在被接受之前总是应该被检查或测试。

审计是一项检查是否遵守规定的程序、指示和标准及其有效性的活动。项目管理中的审计可以区分如下:

  • 产品审核(符合产品规格)
    • 过程审核(项目执行过程和标准的符合性)
    • 项目管理审核(项目组织、项目管理流程和标准的一致性)
    • 交接审核(功能和物理完整性检查,确保顺利运行和维护)
    • 供应商审核(检查供应商过程控制)

技术绩效管理(TPM)明确了在开发过程中系统(或系统元素)满足预期技术需求的程度。TPM在整个开发过程中结合了时间、成本和技术性能。这使项目经理对项目的进度、成本和风险(特别是技术风险)有了更好的整体了解。该方法提供偏差的早期预警信号,从而实现快速响应。

评估:这些跟踪技术不是可选的,而是良好项目管理和控制的基本要素。审计对于更大、更持久的项目很有用。

最好的项目控制方法

您现在应该使用哪种项目控制方法?当然是最好的!最有效的项目控制方法是赢得值管理,但是您的公司需要一个良好的项目管理成熟度,而很少有公司具备这一点。

在下面的列表中,您会发现我对方法的主观评价,根据必要的努力,取得的效益和要求PM成熟度或其他要求,如领导素质。

下表评估等级为:*低,*****高

根据项目的规模和复杂性,您将始终使用几种项目控制方法,以便您可以监控项目实施的所有方面,并在早期阶段发现不足之处。

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